Dans un contexte où la dématérialisation s’impose dans toutes les entreprises, la facturation en ligne devient un outil incontournable. Rapide, pratique et économique, elle permet de gérer ses factures sans papier tout en respectant les obligations légales. Dans cet article, découvrez les étapes pour générer une facture professionnelle, les meilleurs outils gratuits disponibles et les mentions légales indispensables à inclure !
Pourquoi créer une facture en ligne ?
La facture en ligne, ou facture dématérialisée, est le pendant numérique de la facture papier traditionnelle. Elle peut être éditée, envoyée et archivée intégralement sur un ordinateur ou un cloud sécurisé. Contrairement à un simple PDF scanné, une facture en ligne peut être structurée pour permettre un traitement automatique dans votre logiciel de comptabilité, ce qui réduit les erreurs et facilite le suivi des paiements.
Créer ses factures en ligne permet de :
- Gagner du temps : la numérotation automatique et l’envoi par e-mail évitent les tâches manuelles fastidieuses ;
- Réduire les coûts : fin des impressions, enveloppes, timbres et stockage papier ;
- Améliorer la fiabilité : les calculs sont automatisés, les totaux et la TVA sont calculés sans risque d’erreur ;
- Assurer la traçabilité : chaque facture est datée, archivée et consultable à tout moment pour suivi ou contrôle.
Avec la réforme de 2026 qui rendra la facturation électronique obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, se familiariser dès maintenant avec la facturation en ligne est un moyen de préparer sereinement cette transition.
Comment créer une facture en ligne gratuitement
Créer une facture en ligne sur www.indy.fr/guide/facturation/logiciel/facture-en-ligne/gratuit/ est simple si l’on suit les bonnes étapes ! Voici donc les 3 principales étapes à suivre.
1. Choisir un outil gratuit adapté
De nombreux outils gratuits permettent de créer des factures professionnelles. Parmi les plus connus, on peut citer :
- Indy : synchronisation bancaire, suivi des paiements en temps réel, catégorisation automatique des transactions, création et personnalisation des devis et factures sans limite, archivage sécurisé ;
- Facture.net : interface intuitive, personnalisation facile, gestion des clients et des produits ;
- Wave Accounting : solution complète avec création de factures, suivi et reporting.
Lors du choix, assurez-vous que l’outil respecte la réglementation française et permet d’inclure toutes les mentions obligatoires.
2. Renseigner les informations essentielles
Une facture en ligne doit comporter certaines mentions pour être valide. Ces informations permettent d’identifier l’émetteur et le destinataire, de justifier les montants facturés et d’assurer la conformité fiscale. Les principales mentions obligatoires incluent l’identité complète de l’émetteur et du client, le numéro unique de la facture ainsi que sa date d’émission, une description précise des produits ou services vendus, les montants détaillés (avec TVA, total TTC) et enfin les conditions de paiement.
Selon votre situation, d’autres mentions peuvent être requises, par exemple la mention “TVA non applicable, art. 293 B du CGI” pour les entreprises en franchise de TVA. Les logiciels de facturation en ligne aident à intégrer automatiquement toutes ces informations, vous évitant ainsi tout oubli.
3. Envoyer et archiver la facture
Une fois créée, la facture peut être envoyée directement au client par e-mail sécurisé ou via un portail dédié. L’archivage numérique permet de conserver les documents en toute sécurité, avec un historique complet de création et d’envoi. La conservation légale est de 10 ans pour toute facture, ce qui est plus facile à gérer via un outil en ligne.
Mentions légales obligatoires sur une facture en ligne
Pour être conforme à la loi, chaque facture en ligne doit comporter les mentions obligatoires suivantes :
- Identité du vendeur ou prestataire de services : nom ou raison sociale, adresse, numéro d’identification de l’entreprise (SIREN ou SIRET) ;
- Identité de l’acheteur ou client : nom ou raison sociale, adresse ;
- Date d’émission de la facture ;
- Numéro de la facture : numérotation unique basée sur une séquence chronologique continue ;
- Date de la vente ou de la prestation de services : date à laquelle la livraison ou la prestation a été effectuée ;
- Description des produits ou services : dénomination précise, quantité, prix unitaire hors taxe ;
- Montant total hors taxe (HT) ;
- Taux de TVA applicable : si plusieurs taux sont appliqués, les montants correspondants doivent être indiqués séparément ;
- Montant total toutes taxes comprises (TTC) ;
- Conditions de paiement : date ou délai de paiement, escomptes en cas de paiement anticipé, pénalités en cas de retard ;
- Mentions spécifiques : par exemple, « TVA non applicable, article 293 B du CGI » pour les entreprises en franchise en base de TVA.
Ces mentions garantissent la validité de la facture, facilitent le suivi comptable et permettent de répondre rapidement à tout contrôle fiscal.