Sommaire
En bref
- Un tableau suivi prospects excel utile sépare l’identification, la qualification et le suivi des échanges.
- Après chaque contact, mettez à jour le statut, la dernière action et la prochaine échéance. Chaque matin, triez les relances par date et priorité.
- Excel convient à un suivi simple. Les oublis récurrents, les doublons, les modifications simultanées et l’historique dispersé indiquent qu’un CRM devient pertinent.
Une relance oubliée suffit parfois à perdre une affaire déjà bien engagée. Un tableau suivi prospects excel rassemble l’interlocuteur, le besoin, les échanges et la prochaine action dans une feuille que vous pouvez construire sans fichier à télécharger.
Le modèle ci-dessous est directement copiable dans Microsoft Excel. Les entreprises et les montants de l’exemple sont fictifs. L’objectif reste concret : savoir qui contacter, quand le faire et pourquoi.
En bref
Commencez avec une seule ligne par prospect et une seule information par colonne. Fixez un vocabulaire commun pour les statuts, les priorités et les responsables, puis imposez une date à chaque prochaine action.
Le fichier tient tant que cette discipline tient. Lorsqu’une équipe multiplie les copies, perd l’historique des échanges ou oublie des relances, ajouter des colonnes ne répare plus le processus.
Tableau suivi prospects excel : les colonnes à copier
Copiez cette ligne dans la première ligne d’une feuille Excel :
ID Date du premier contact Entreprise Contact Fonction Téléphone E-mail Source Besoin Priorité Responsable Statut Probabilité Montant potentiel (€ HT) Canal Dernière action Prochaine action Date de relance NotesRenseignez ensuite chaque prospect sur une ligne, en utilisant les colonnes correspondant à votre processus commercial.
Identification du prospect et de son entreprise
Gardez un identifiant stable, la date du premier contact, l’entreprise, le nom du contact et sa fonction. Ajoutez ses coordonnées professionnelles dans des colonnes distinctes afin de pouvoir filtrer, dédoublonner ou exporter les données.
L’identifiant ne doit pas changer si le statut évolue. Un format comme P-001 convient à un petit fichier, à condition de vérifier son unicité.
Qualification de l’opportunité et montant potentiel
La source indique d’où vient la piste : site web, recommandation, salon, prospection téléphonique ou LinkedIn, par exemple. Le besoin résume ce que cherche le prospect en une phrase exploitable.
Ajoutez ensuite la priorité, le responsable, la probabilité de signature et le montant potentiel hors taxes. La probabilité reste une estimation manuelle. Elle ne transforme pas le pipeline commercial en chiffre d’affaires acquis.
Dernière action, prochaine action et date de relance
La dernière action décrit ce qui vient de se passer : appel effectué, devis envoyé ou rendez-vous tenu. La prochaine action indique le geste attendu, tandis que la date de relance fixe son échéance.
Cette séparation évite les notes vagues comme « à suivre ». Une ligne utile doit répondre à trois questions : que s’est-il passé, que faut-il faire, et à quelle date ?
Les huit statuts à utiliser sans variantes de saisie
Un référentiel court garde les filtres et les comptages cohérents :
| Statut | Usage |
|---|---|
| À contacter | La piste est enregistrée, sans premier échange |
| Contacté | Un premier contact a eu lieu |
| À rappeler | Une nouvelle prise de contact est prévue |
| RDV fixé | Un rendez-vous a été convenu |
| Devis envoyé | Une proposition commerciale a été transmise |
| Gagné | L’affaire a abouti |
| Perdu | L’affaire n’a pas abouti |
| Ne plus contacter | Le suivi s’arrête ou le contact demande sa sortie |
Évitez de saisir tour à tour « RDV », « rendez-vous pris » et « RDV fixé ». Excel les comptera comme trois valeurs différentes.
Créer le tableau de suivi des prospects dans Excel pas à pas
Les étapes suivantes s’appuient sur la documentation de Microsoft. Les noms des commandes peuvent légèrement changer entre Windows, macOS et Excel pour le Web.
Saisir les en-têtes et transformer la plage en tableau
Collez les en-têtes en ligne 1, puis ajoutez une première ligne de données. Cliquez dans la plage et suivez ce chemin :
- Ouvrez l’onglet Accueil.
- Cliquez sur Mettre sous forme de tableau.
- Choisissez un style.
- Vérifiez la plage de cellules.
- Cochez l’option indiquant que le tableau comporte des en-têtes.
- Validez.
Cette procédure couvre Excel pour Microsoft 365 ainsi que les versions 2024, 2021, 2019 et 2016, selon la documentation Microsoft sur la création de tableaux.
Activer et utiliser les filtres des colonnes
La conversion en tableau ajoute automatiquement un contrôle de filtre à chaque en-tête. Vous pouvez alors afficher uniquement les relances échues, un responsable, une source ou un statut.
Si vous conservez une simple plage, cliquez dans les données puis choisissez Données > Filtrer. Le tableau structuré reste plus pratique, car il étend ses formats et ses formules lorsque vous ajoutez des lignes.
Créer les listes déroulantes pour les statuts, priorités et responsables
Sélectionnez les cellules de la colonne concernée, puis ouvrez Données > Validation des données. Dans Autoriser, choisissez Liste et saisissez les valeurs acceptées dans Source.
Pour les statuts, utilisez les huit valeurs du tableau précédent. Pour la priorité, retenez par exemple Haute, Moyenne et Faible. La liste des responsables doit reprendre les personnes qui mettent réellement le fichier à jour.
Le séparateur entre les valeurs dépend des paramètres régionaux d’Excel. Si la liste ne se répartit pas correctement, remplacez les virgules par des points-virgules.
Figer les en-têtes et uniformiser dates, montants et identifiants
Pour conserver la première ligne visible, sélectionnez la cellule située sous les lignes et à droite des colonnes que vous souhaitez verrouiller. Utilisez ensuite Affichage > Figer les volets > Figer les volets.
Attribuez un format Date aux colonnes de premier contact et de relance, un format Pourcentage à la probabilité, et un format Monétaire au montant potentiel. Conservez l’identifiant au format Texte si vous voulez préserver ses zéros initiaux.
Le format modifie l’affichage. Il ne corrige pas une date ou un montant enregistré comme texte.
Faire ressortir les relances dans le fichier de prospection
Une mise en forme conditionnelle attire l’œil sur une échéance. Elle ne remplace pas le tri quotidien ni la mise à jour du statut.
Les formules ci-dessous supposent que la date de relance se trouve en colonne R et le statut en colonne L. Adaptez les lettres si votre fichier suit une autre structure.
Colorer en rouge une date de relance dépassée
Sélectionnez les cellules de la colonne Date de relance à partir de R2. Ouvrez Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle > Utiliser une formule, puis saisissez :
=ET($R2<>"";$R2<AUJOURDHUI())Choisissez un remplissage rouge. Cette formule documentée signale toute date antérieure à aujourd’hui, y compris sur une ligne clôturée. Nous corrigerons ce point dans la règle d’exclusion.
Signaler les échéances des sept prochains jours
Une réponse communautaire publiée sur Microsoft Q&A documente une règle anglophone couvrant aujourd’hui jusqu’à moins de sept jours après aujourd’hui. Adaptée aux fonctions françaises et à la structure proposée ici, elle devient :
=ET($R2>=AUJOURDHUI();$R2<AUJOURDHUI()+7)Appliquez un remplissage jaune. Cette adaptation découle d’une réponse de 2019 fournie par un modérateur bénévole MVP pour Excel sous Windows, et non d’une règle officielle universelle de Microsoft.
Exclure les prospects gagnés, perdus ou à ne plus contacter
Le cas documenté sur Microsoft Q&A exclut deux statuts, Done et N/A. Pour l’adapter aux statuts français du présent tableau, ajoutez trois conditions :
=ET($R2<>"";$R2<AUJOURDHUI();$L2<>"Gagné";$L2<>"Perdu";$L2<>"Ne plus contacter")Pour les échéances imminentes :
=ET($R2>=AUJOURDHUI();$R2<AUJOURDHUI()+7;$L2<>"Gagné";$L2<>"Perdu";$L2<>"Ne plus contacter")Ces deux formules sont des adaptations explicites. Testez-les sur quelques lignes avant de les étendre, notamment si votre version d’Excel emploie des virgules à la place des points-virgules.
Colorer les priorités et statuts sans masquer l’échéance
Vous pouvez colorer les priorités Haute, Moyenne et Faible, ou les statuts Gagné et Perdu. Réservez toutefois les couleurs les plus visibles aux relances échues et imminentes.
Appliquez les couleurs de statut à la cellule Statut, et celles d’échéance à la cellule Date de relance. Une ligne entièrement rouge, verte ou grise rend les deux informations plus difficiles à distinguer.
Mesurer l’activité commerciale avec les formules Excel
Les exemples suivants reprennent la structure proposée : Source en colonne H, Responsable en K, Statut en L, Probabilité en M, Montant potentiel en N et Date de relance en R.
Compter les prospects et les relances en retard
Pour compter les rendez-vous fixés :
=NB.SI(L2:L1000;"RDV fixé")Pour compter les dossiers gagnés :
=NB.SI(L2:L1000;"Gagné")Pour compter les relances échues non clôturées, utilisez plusieurs critères :
=NB.SI.ENS(R2:R1000;"<"&AUJOURDHUI();R2:R1000;"<>";L2:L1000;"<>Gagné";L2:L1000;"<>Perdu";L2:L1000;"<>Ne plus contacter")NB.SI compte selon un critère. NB.SI.ENS croise plusieurs conditions, ce qui sert aussi à ventiler les prospects par source, responsable ou période.
Calculer un taux de rendez-vous et un taux de conversion
Un taux de rendez-vous peut diviser le nombre de statuts RDV fixé par les prospects déjà contactés. Le modèle cité dans le brief emploie :
=NB.SI(L2:L1000;"RDV fixé")/(NBVAL(D2:D1000)-NB.SI(L2:L1000;"À contacter"))Ici, la colonne D contient le nom du contact. Le résultat mesure les rendez-vous fixés parmi les prospects qui ne restent plus au statut À contacter. Il ne mesure pas les ventes.
Pour calculer un taux de conversion prospect-client sur toutes les lignes renseignées :
=NB.SI(L2:L1000;"Gagné")/NBVAL(D2:D1000)Formatez la cellule en pourcentage. Définissez la même population de départ d’une période à l’autre, sinon la comparaison perd son sens.
Estimer la valeur brute et la valeur pondérée du pipeline
La valeur brute additionne les montants potentiels :
=SOMME(N2:N1000)Ajoutez une colonne Montant pondéré, puis saisissez sur la première ligne :
=N2*M2Recopiez la formule et additionnez la colonne obtenue. Cette méthode multiplie chaque montant par sa probabilité de signature.
Lire les résultats sans confondre estimation et chiffre acquis
La valeur pondérée dépend entièrement de la probabilité saisie. Si chaque commercial évalue différemment un dossier « probable », la somme devient difficile à comparer.
Conservez donc trois mesures séparées : montant potentiel brut, montant pondéré et montant gagné. Seul le dernier correspond aux affaires effectivement conclues, sous réserve de votre propre définition du statut Gagné.
Maintenir le tableau de prospection sans perdre une relance
Un fichier de suivi commercial se périme dès que les échanges restent dans une boîte e-mail ou dans la mémoire d’un commercial. La routine compte autant que les formules.
Mettre à jour trois champs après chaque échange
Après chaque appel, e-mail ou rendez-vous :
- changez le statut ;
- résumez la dernière action ;
- saisissez la prochaine action avec sa date de relance.
Actualisez aussi le besoin, la priorité, la probabilité ou le montant lorsqu’un échange modifie la qualification. Des notes courtes et factuelles resteront plus faciles à relire.
Trier les relances chaque matin par date et priorité
Commencez la journée en filtrant les statuts actifs. Triez ensuite la date de relance de la plus ancienne à la plus récente, puis la priorité de Haute à Faible.
Traitez d’abord les échéances dépassées. Passez ensuite aux actions du jour et aux sept prochains jours.
Attribuer la responsabilité des mises à jour
Chaque ligne doit porter un responsable. Dans une micro-équipe, définissez également qui met à jour le fichier après un rendez-vous collectif ou lors d’une absence.
Les listes fermées empêchent les variantes de saisie. La règle « une colonne, une information » protège les filtres et les formules.
Contrôler les doublons avec un identifiant stable
Excel documente cette formule de validation pour vérifier l’unicité d’une plage :
=NB.SI($A$2:$A$1000;A2)=1Appliquez-la à la colonne des identifiants. Vous pouvez compléter le contrôle en recherchant les e-mails ou numéros de téléphone répétés, car deux identifiants distincts peuvent encore désigner le même prospect.
Partager un tableau de prospects sans négliger les accès
Le fichier contient des coordonnées et un historique commercial. Son partage réclame donc davantage qu’un lien envoyé à toute l’équipe.
Choisir qui peut consulter ou modifier le classeur
La coédition Excel passe par OneDrive, OneDrive Entreprise ou SharePoint Online. Au moment du partage, vérifiez si chaque destinataire peut modifier le classeur ou seulement le consulter.
Microsoft indique notamment que la coédition requiert un format compatible, tel que .xlsx, .xlsm ou .xlsb, ainsi qu’une version d’Excel prise en charge. Un site SharePoint local ne couvre pas ce fonctionnement.
Éviter les copies concurrentes du même fichier
Placez un classeur maître dans l’espace partagé et communiquez son emplacement. Demandez aux utilisateurs de travailler dans ce fichier plutôt que d’envoyer des copies portant des noms comme prospects_final_v3.xlsx.
Les filtres, les statuts et les formules doivent rester identiques pour tous. Désignez aussi la personne qui peut modifier la structure des colonnes.
Limiter et réviser les accès aux données
La CNIL recommande d’attribuer les accès aux seules personnes habilitées, selon le principe du moindre privilège. Un commercial peut avoir besoin de modifier ses dossiers sans pour autant administrer tous les droits de partage.
Retirez les accès des personnes qui quittent l’équipe ou changent de fonction. Révisez périodiquement les liens de partage et évitez les liens publics pour ce type de fichier.
Appliquer la durée de conservation aux prospects non clients
Pour un prospect non client, le référentiel de la CNIL recommande une conservation de trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect. Une simple ouverture d’e-mail ne compte pas comme un tel contact.
Prévoyez une revue régulière des lignes anciennes. Supprimez ou archivez selon les règles applicables à votre activité, vos autres obligations et la finalité pour laquelle les données ont été recueillies.
Quand remplacer le tableau de suivi Excel par un CRM
Excel reste lisible lorsque le suivi demeure simple, que peu de personnes interviennent et que chacun renseigne les prochaines actions. Un logiciel CRM devient utile lorsque le tableur exige une surveillance constante pour éviter les erreurs.
Je n’ai pas testé personnellement HubSpot dans le cadre de cet article. Le lien ci-dessous est réservé aux lecteurs dont les problèmes de coordination, d’historique ou de relance justifient l’évaluation d’un CRM.
Les situations où Excel reste suffisant
Un freelance solo peut gérer dans Excel un portefeuille simple, avec peu d’étapes et des relances manuelles. Une petite structure peut aussi conserver ce fonctionnement si un responsable tient le fichier, que la coédition reste maîtrisée et que les échanges importants y sont consignés.
Excel garde ici deux avantages pratiques : sa structure se comprend vite et le fichier s’adapte au processus existant. Cette souplesse devient une faiblesse dès que chaque utilisateur invente ses propres valeurs ou colonnes.
Pourquoi les seuils de 100 et 300 pistes ne sont pas des limites techniques
Les repères publiés divergent :
| Source éditoriale | Repère avancé | Conditions associées |
|---|---|---|
| Lumo Data | Environ 100 pistes actives | Plusieurs modifications simultanées ou besoin de rappels automatiques |
| Hacquisition, mise à jour du 7 août 2026 | Plus de 300 lignes actives | Passage également conseillé dès qu’il y a plusieurs commerciaux |
Ces nombres décrivent des seuils pratiques avancés par leurs éditeurs. Ils ne marquent aucune limite technique de Microsoft Excel.
Un fichier de 80 lignes mal tenu peut déjà coûter des opportunités. Un tableau plus long peut rester exploitable en solo si les données sont propres et le processus simple.
Les signaux opérationnels qui justifient un CRM
Évaluez un logiciel CRM lorsque plusieurs de ces problèmes reviennent :
- des relances disparaissent malgré le tri quotidien ;
- plusieurs personnes écrasent ou contredisent les modifications ;
- les doublons se multiplient ;
- les e-mails et appels restent dispersés ;
- personne ne retrouve l’historique complet d’un prospect ;
- l’équipe réclame des rappels automatiques ;
- le suivi doit se connecter à d’autres outils par des intégrations.
À ce stade, vous pouvez examiner HubSpot en tenant compte de votre volume, des fonctions réellement nécessaires et de son coût au moment de la décision :
/v/hubspot/
Ce que le CRM apporte pour l’historique, les rappels et les intégrations
Un CRM rattache les activités à une fiche contact, centralise l’historique partagé et organise les tâches de relance. Selon l’outil et le plan choisi, il peut aussi connecter la messagerie, les formulaires ou d’autres applications.
Cette structure réduit la dépendance à une saisie dispersée, mais elle réclame son propre onboarding, des règles de données et un budget. Vérifiez les tarifs et le périmètre fonctionnel à la date de votre choix : le brief fourni ne documente aucun prix HubSpot vérifié au 18 octobre 2026.
Voici ce que je retiendrais selon votre cas
Voici ce que je retiendrais selon votre cas.
Pour un freelance solo, commencez par le tableau copiable de cet article. Ajoutez les listes déroulantes, les alertes de relance et une revue chaque matin.
Pour une micro-équipe de 3 à 5 personnes, conservez Excel si un seul fichier partagé, des droits précis et un responsable de saisie suffisent. Évaluez un CRM dès que les doublons, les conflits de modification ou les rappels manuels reviennent.
Pour une agence de plus de 10 personnes, un CRM devient cohérent lorsque l’historique se disperse et que les relances passent entre plusieurs mains. Le bon moment arrive lorsque le coût des erreurs et de la coordination dépasse la simplicité du tableur.
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